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Autorización de uso de imagen de empleados en Colombia
Que alguien trabaje en la empresa no significa que haya aceptado aparecer en su publicidad. La autorización convierte una participación voluntaria en un uso claro, limitado y verificable.
Respuesta directa
Autorización de uso de imagen de empleados
La autorización de uso de imagen de empleados debe explicar, antes de grabar, para qué se usarán su imagen y su voz, en qué piezas y canales, por cuánto tiempo, en qué territorio y cómo pueden consultar o revocar ese uso. En Colombia la imagen de una persona identificable es un dato personal protegido por la Ley 1581 de 2012; revisa tu caso con asesoría jurídica.
Por qué la imagen de un empleado es un dato personal
La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa e informada del titular para tratar sus datos personales, obtenida por un medio que pueda consultarse después. La Superintendencia de Industria y Comercio publicó una guía específica sobre fotografías como datos personales, porque el rostro permite identificar a una persona e incluso entrega información biométrica.
Además, la Corte Constitucional ha reconocido el derecho a la propia imagen como un derecho autónomo que comprende la necesidad de consentimiento para su utilización. En la sentencia T-634 de 2013 reiteró que usar la imagen de una persona sin autorización desconoce ese derecho.
En la práctica, esto significa que la empresa debe poder demostrar qué autorizó cada persona y usar el material solo dentro de ese alcance.
La relación laboral no reemplaza la autorización
El contrato de trabajo regula las funciones del cargo; aparecer en un comercial o en una campaña de marca empleadora normalmente no es una de ellas. Aunque el reglamento interno mencione comunicaciones, conviene una autorización específica para cada proyecto audiovisual.
Aparecer debe ser voluntario. Comunica con anticipación qué se va a grabar, para qué y en qué zonas, y ofrece una alternativa real a quien prefiera no participar: ubicarlo fuera de cuadro, grabar en otro horario o reemplazar la toma. Nadie debería sentir que negarse afecta su evaluación.
Ten presente además que la relación de poder influye. Un formato entregado por el jefe directo minutos antes de grabar difícilmente se siente voluntario. Es mejor que lo presente comunicaciones o gestión humana con anticipación y con tiempo para leerlo.
Qué debe decir una autorización de uso de imagen y voz
Identifica al responsable del tratamiento, es decir, la empresa, y a la productora si actúa como encargada. Describe el proyecto, las piezas previstas, los medios donde se publicarán, incluida pauta pagada si aplica, el territorio y la vigencia. Menciona si se autoriza la voz, el nombre y el cargo, además de la imagen.
Explica si el material puede editarse, recortarse, traducirse o combinarse con otras piezas, y si puede reutilizarse en campañas futuras. Evita fórmulas como «uso ilimitado en cualquier medio y por siempre» cuando el uso real se puede describir con precisión.
Incluye los derechos del titular y el canal para ejercerlos: correo o área a la que puede escribir para consultar, actualizar o pedir que su imagen deje de usarse. El formato puede ser físico o digital, siempre que quede prueba consultable.
Autorización de uso de imagen de empleados: cuándo firmar
Firma antes de grabar, no después de publicar. Una autorización obtenida cuando el video ya circula es difícil de defender si la persona no está de acuerdo con el resultado.
Relaciona cada autorización con el material: una lista de participantes con nombre, área, fecha de rodaje y número de toma o descripción facilita encontrar después en qué piezas aparece cada persona. Esa relación es clave si alguien se retira de la empresa o solicita que se deje de usar su imagen.
La Ley 1581 obliga al responsable a solicitar y conservar copia de la autorización. Define quién la guarda, dónde y con qué acceso; normalmente es la empresa, no la productora.
Menores, clientes y terceros en el encuadre
Los niños, niñas y adolescentes tienen protección reforzada. Si un video de marca empleadora incluye hijos de empleados, por ejemplo en un evento familiar, se necesita la autorización de su representante legal y un uso que respete su interés superior.
Clientes, visitantes y proveedores también pueden aparecer. Señaliza las zonas de grabación, encuadra para evitar rostros de terceros y ten formatos disponibles para quienes acepten aparecer. Revisa también pantallas, documentos y tableros que puedan exponer datos personales en segundo plano.
En instalaciones como hospitales, colegios o entidades financieras, pregunta por políticas internas sobre grabación. Pueden restringir zonas, horarios o tipos de información visibles, y conviene conocerlas antes de escribir el guion.
Retiro, cambios de uso y exempleados
Una nueva campaña, otro país o una pauta pagada pueden superar lo autorizado. Antes de reutilizar material antiguo, revisa qué firmó cada persona y si el nuevo uso cabe en ese alcance.
Cuando un empleado se retira, la autorización no desaparece automáticamente, pero puede solicitar que se deje de usar su imagen. Evalúa con el área jurídica cómo atender la solicitud en piezas nuevas y qué hacer con las ya distribuidas. Planear piezas modulares facilita reemplazar a una persona sin rehacer todo el video.
Documenta cada solicitud de retiro y la respuesta dada. Ese registro demuestra que la empresa atendió el derecho del titular dentro de un plazo razonable.
Material antiguo sin autorización clara
Muchas empresas tienen videos y fotos de años anteriores sin autorizaciones firmadas o con formatos muy generales. Antes de reutilizarlos en una campaña nueva, haz un inventario: quiénes aparecen, si siguen en la empresa y qué documento existe para cada uno.
Para las personas identificables sin autorización, las opciones son pedirla ahora, con la explicación del nuevo uso, o editar el material para que no aparezcan. Un plano general donde nadie es reconocible plantea menos riesgo que un primer plano con nombre y cargo.
Aprovecha el proceso para crear un formato estándar y un registro centralizado. Así la próxima producción empieza con esa base resuelta.
Cómo lo resuelve la producción en el set
El equipo de producción debe llegar con la lista de personas autorizadas y los formatos en blanco para quienes firmen ese día. Antes de cada toma con personas identificables, alguien confirma que todos los que aparecen están en la lista.
Si durante el rodaje aparece alguien sin autorización, se repite la toma o se marca para excluirla en edición. Es más fácil resolverlo en el set que descubrirlo cuando el video ya está aprobado.
Del criterio al proyecto
Autorización de uso de imagen de empleados: cómo lo llevamos a un proyecto.
Con estos criterios puedes pedir una cotización comparable. Revisa el servicio relacionado y envíanos lo que ya tienes: fecha, lugar, piezas y referencias.
Producción de videos corporativosQué confirmar antes de decidir: autorización de uso de imagen de empleados
- Finalidad y piezas previstas
- Canales, pauta y territorio
- Vigencia definida
- Imagen, voz, nombre y cargo
- Participación voluntaria
- Firma antes del rodaje
- Relación firma-toma y custodia
- Canal para consultas y retiro
Autorización de uso de imagen de empleados: dudas habituales
¿Ser empleado basta para publicar su imagen en un video?
No debe asumirse. La empresa necesita una autorización previa, informada y específica para el uso concreto, revisada según su situación.
¿Existe un formato de autorización de uso de imagen en Colombia?
No hay un formato único obligatorio. Debe identificar al responsable, la finalidad, las piezas, los canales, la vigencia, los derechos del titular y el canal para ejercerlos, con prueba consultable.
¿La autorización de uso de imagen incluye la voz?
Solo si lo dice. Conviene mencionar de forma expresa imagen, voz, nombre y cargo cuando el video los usará.
¿Una autorización puede cubrir campañas futuras?
Debe describir los usos de forma comprensible. Ampliaciones importantes de canal, territorio o plazo pueden requerir una nueva autorización.
¿Qué pasa si un empleado se retira y pide que no se use su imagen?
Debe atenderse la solicitud según la ley y lo pactado. Revisa con asesoría jurídica qué hacer con piezas nuevas y distribuidas.
Dónde verificar: autorización de uso de imagen de empleados
Consulta siempre la versión vigente y el alcance aplicable a tu proyecto.
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